Renovación del parque de computadoras: qué máquina se cambia, en qué orden y qué haces con la que sale
Nadie llama pidiendo una renovación. Llaman diciendo que las máquinas de contabilidad tardan una eternidad en abrir sesión y que una ya no acepta la actualización. Esta página trae el criterio con el que decidimos cambiar o esperar, el orden en que se reemplaza sin frenar la operación, y el procedimiento de borrado del equipo retirado.
El parque no envejece de golpe: se degrada en la factura de soporte
Una máquina de seis años rara vez muere. Lo que hace es empeorar despacio: arranca lento, se queda sin espacio, el disco mecánico empieza a raspar, la batería aguanta cuarenta minutos, y el técnico entra tres veces al mes en lugar de una al trimestre. Ninguna de esas visitas se anota como costo del equipo, así que la máquina vieja parece gratis mientras la organización paga su mantenimiento en horas de gente y en minutos de espera de cada usuario. Los estudios de costo total de propiedad de la industria miden ese deslizamiento: el gasto de soporte de una computadora crece cerca de un 59% entre su primer y su cuarto año de servicio, y a partir del cuarto año los minutos de arranque perdidos llegan a sumar hasta tres días de trabajo por persona al año.
Cómo se ejecuta una renovación sin frenar la operación
Censo del parque
Cada máquina con su número de serie, año de compra, modelo, memoria, tipo de disco, estado de la garantía, versión de sistema operativo y a quién está asignada. Sin este archivo cualquier plan de renovación es una conversación de pasillo. Se levanta una vez y después se mantiene.
Clasificación en tres montones
Cambiar ya, aguantar un año con una mejora barata, y dejar como está. La mayoría de los parques se parte cerca de un tercio en cada montón, y el montón del medio es el que financia el resto: subir memoria o poner un disco de estado sólido a una máquina de tres años cuesta una fracción de lo que cuesta una nueva.
Piloto de cinco puestos
Se arma la imagen definitiva y se entrega a cinco personas de áreas distintas, incluida la que usa el sistema más viejo de la empresa. Ahí aparecen los problemas reales: el controlador de la impresora fiscal, el plugin del navegador, la aplicación de escritorio que nadie recuerda quién instaló.
Reemplazo por olas
Un área por semana, no toda la empresa un lunes. La entrega es equipo por equipo, con la máquina vieja al lado y encendida hasta que el usuario confirma que tiene todo. Ese solapamiento es lo que evita la llamada del jueves preguntando por un archivo del escritorio.
Retiro, borrado y disposición
El equipo viejo no vuelve a la bodega a esperar. Se borra, se registra el borrado contra el número de serie y se decide su destino: donación, venta o reciclaje. Un equipo retirado que se queda tres años en un armario es un disco con datos vivos sin dueño.
El criterio de reemplazo, en seis preguntas
Una máquina entra al montón de cambiar ya cuando responde que sí a dos o más de estas seis. No hace falta que responda a todas.
- ¿Pasó de los cuatro años de servicio? Es el umbral donde el costo anual de mantenerla empieza a superar al de reemplazarla en la mayoría de los estudios de costo total de propiedad.
- ¿Se le acabó la garantía? Sin garantía, la próxima falla de tarjeta madre convierte el equipo en chatarra o en una reparación que cuesta la mitad de uno nuevo.
- ¿Acepta la versión de sistema operativo que necesitas? Windows 10 dejó de recibir actualizaciones de seguridad gratuitas el 14 de octubre de 2025. Windows 11 exige TPM 2.0, arranque seguro y una generación de procesador que muchas máquinas de 2017 y 2018 no tienen. Una computadora que no puede migrar no es lenta: es un hueco de seguridad con fecha.
- ¿Tiene disco mecánico? Es la causa número uno de la queja de lentitud y no se arregla con más memoria.
- ¿Baja de 8 GB de memoria? Con el navegador y la suite de oficina abiertos al mismo tiempo, 8 GB ya es el piso, no el objetivo.
- ¿Su usuario perdió tiempo por ella este mes? Si alguien te la mencionó sin que preguntaras, ya tienes la respuesta.
La pregunta que sobra es cuál cuesta más. Casi siempre gana el equipo nuevo en cuanto sumas las horas de técnico y los minutos del usuario, y casi nunca se hace esa suma.
Las mejoras que sí valen la pena en una máquina que aguanta un año más
Cambiar el disco mecánico por uno de estado sólido
Es la intervención con mejor relación entre costo y percepción de mejora que existe en una computadora de oficina. Un equipo de 2021 con disco mecánico y uno de 2024 con unidad de estado sólido se sienten separados por una década; el disco es casi toda esa diferencia.
Subir la memoria a 16 GB
Solo si la placa lo permite y el equipo tiene menos de cuatro años. En una máquina de seis, poner memoria nueva es invertir en un activo que vas a botar el año que viene, y esa memoria rara vez se puede mudar al equipo siguiente.
Reemplazar la batería, no el portátil
Si el resto de la máquina cumple el criterio y la única queja es la autonomía, una batería nueva compra un año barato. Vale la pena verificar antes que el modelo tenga batería reemplazable, porque muchos equipos delgados de gama de consumo no la tienen.
No comprar tarjetas de video para acelerar la ofimática
Una hoja de cálculo pesada, un correo lento o un sistema contable arrastrado no son un problema de gráficos. Casi siempre son disco, memoria o la red. Medir antes de comprar evita la compra que no cambia nada.
Qué haces con el disco del equipo que sale
Formatear no borra. Vaciar la papelera tampoco. La referencia técnica que usa la industria es la guía NIST SP 800-88 sobre saneamiento de medios, que define tres niveles y hay que escoger uno a conciencia:
- Clear. Sobrescritura lógica con herramientas normales. Detiene la recuperación con software de recuperación de archivos y sirve para un equipo que se queda dentro de la empresa.
- Purge. Métodos que resisten un intento de recuperación con laboratorio: borrado criptográfico o el comando de borrado seguro de la propia unidad. Es el nivel correcto para un equipo que sale de tu control.
- Destroy. Destrucción física. Se reserva para medios que fallaron y no aceptan comandos, porque entonces no puedes verificar nada.
Hay una trampa específica con las unidades de estado sólido: la sobrescritura clásica no las limpia de forma fiable, porque el nivelado de desgaste y el espacio reservado interno guardan copias que el sistema operativo no direcciona. Para un disco de estado sólido el camino correcto es el borrado criptográfico, es decir, cifrar el disco desde el primer día y destruir la llave al final, o la destrucción física.
El entregable de este paso es un registro por número de serie que diga qué método se aplicó, quién lo aplicó y en qué fecha. Sin ese papel no puedes demostrar nada el día que alguien pregunte.
Qué te queda en la mano después del censo
- Inventario en hoja de cálculo con serie, modelo, año, memoria, tipo de disco, garantía y usuario asignado.
- Los tres montones ya clasificados, con el conteo de cada uno.
- La lista de máquinas que no pueden migrar a Windows 11 por falta de TPM 2.0 o de generación de procesador.
- Costo estimado de la mejora barata frente al costo del reemplazo, por máquina del montón intermedio.
- Calendario de olas por área, con la semana asignada a cada una.
- Imagen de instalación acordada y la lista de aplicaciones que se validan en el piloto.
- Procedimiento de borrado escrito, con el nivel elegido y el registro por número de serie.
- Destino del equipo retirado: donación, venta o reciclaje, con la fecha de salida.
Rutas relacionadas
- Prefieres no desembolsar y pagar por puesto cada mes: la cuota mensual explicada.
- Toca escoger el modelo de reemplazo para gente que se mueve: especificación de portátil por perfil.
- Y para quien no sale del escritorio: qué formato de equipo fijo elegir.
- Cambiar el equipo es el momento barato para corregir el escritorio: medidas del puesto y pantallas.
- Mapa de todo lo que hacemos: soluciones. Quiénes somos: nosotros.
Preguntas frecuentes sobre renovar equipos
¿Cada cuántos años se debe cambiar una computadora de oficina?
Los estudios de costo total de propiedad sitúan el punto óptimo entre tres y cuatro años para portátiles y equipos de escritorio de uso administrativo. No es una regla física: es el punto donde el costo de soporte y el tiempo perdido del usuario superan lo que cuesta la máquina nueva. Un puesto de baja intensidad puede estirarse a cinco; uno de diseño o ingeniería suele pedir el cambio antes.
Mi equipo funciona bien. ¿Por qué cambiarlo?
Porque funcionar no es el criterio. Los dos criterios que importan son si sigue recibiendo actualizaciones de seguridad y cuánto tiempo de gente consume al mes. Una máquina que arranca sin problema pero ya no puede instalar la versión de sistema operativo con soporte es un riesgo, no un ahorro.
¿Puedo actualizar a Windows 11 y ganar tiempo?
Solo si el equipo cumple los requisitos: TPM 2.0, arranque seguro y un procesador de la lista compatible. Si los cumple, es la jugada correcta y te ahorra la compra. Si no los cumple, no hay ajuste que lo resuelva de forma soportada, y el camino es reemplazar o pagar actualizaciones de seguridad extendidas mientras planificas el cambio.
¿Conviene subir memoria o poner un disco de estado sólido en vez de comprar?
Conviene en máquinas de hasta tres o cuatro años y en una sola pasada. En equipos más viejos estás poniendo piezas nuevas en un activo que vas a retirar pronto, y esas piezas casi nunca se pueden mudar al equipo que llegue después. El disco de estado sólido es la mejora que más se nota; la memoria solo si hoy tiene 8 GB o menos.
¿Qué hago con las computadoras viejas?
Primero el disco: elige el nivel de saneamiento, aplícalo y deja registro por número de serie. Después el destino. Donar equipos aún útiles a una escuela o una fundación funciona bien siempre que el borrado ya esté hecho y documentado, porque la responsabilidad sobre los datos no se transfiere con la máquina.
¿Cuánto dura una renovación de cuarenta puestos?
El trabajo de campo se planifica por olas de un área por semana, y el censo previo suele ser la parte más lenta porque depende de tocar cada máquina. La fecha concreta sale de la propuesta, después del levantamiento; no la estimamos por teléfono porque el número de aplicaciones viejas es lo que manda.
¿Se puede renovar por partes y no todo el parque de una vez?
Es lo normal y suele ser lo correcto. Se empieza por el montón de cambiar ya, que además es el que está generando los tickets, y se deja el resto para el ciclo siguiente. Lo que no conviene es renovar sin criterio, área por área en orden de quién se queja más fuerte.
Empieza por el censo, no por la cotización
Un diagnóstico de parque te devuelve el inventario con los tres montones ya clasificados y la lista de máquinas que no llegan a Windows 11. Con eso en la mano, la compra se vuelve una decisión de calendario y presupuesto, y no una reacción al equipo que se dañó esta semana.