Qué plan de Microsoft 365 me conviene: la decisión en cuatro preguntas
Las tablas comerciales comparan veintitantas filas y ninguna dice cuál comprar. En la práctica el plan lo deciden cuatro cosas: si esa persona necesita Excel instalado, si su computadora sale de la oficina, si maneja información que dolería perder y cuántos son ustedes. Aquí está cada pregunta con el dato que la responde.
Comprar el mismo plan para todos siempre sale mal
Hay dos errores caros y son opuestos. El primero: poner a toda la empresa en el plan más barato y descubrir en enero que el contador no puede abrir sus macros porque solo tiene la versión del navegador. El segundo: estandarizar hacia arriba, comprar el plan completo para los treinta y pagar herramientas de administración de dispositivos para gente que trabaja en una computadora fija que nunca sale del edificio. Las licencias se asignan una por una y se pueden mezclar dentro del mismo inquilino. Un plan por puesto de trabajo, no un plan por empresa.
Las cuatro preguntas que deciden la licencia
¿Esta persona necesita las aplicaciones instaladas?
Si trabaja horas dentro de Excel, con macros, complementos o archivos pesados, necesita el cliente de escritorio. Business Basic no lo incluye: entrega las aplicaciones para navegador y móvil. Desde Business Standard vienen los programas instalables.
¿Su computadora sale del edificio?
Una laptop que viaja, se conecta a redes ajenas y guarda archivos localmente pide administración remota y cifrado del disco. Ahí Business Premium empieza a pagarse solo, porque incluye la administración de dispositivos.
¿Qué maneja en el correo?
Cotizaciones, transferencias y nóminas son el blanco del fraude por correo. Lo incluido en cualquier buzón frena el ataque masivo conocido; el fraude dirigido, con dominios parecidos al tuyo, exige la capa adicional que trae Business Premium.
¿Cuántos son en total?
El límite de 300 usuarios no se aplica plan por plan: se suma entre Basic, Standard y Premium dentro de la misma organización. Con 250 puestos de Premium ya contratados, quedan 50 disponibles en conjunto. Pasado ese punto, la ruta es Microsoft 365 Enterprise.
Qué cambia de verdad entre Basic, Standard y Premium
Las tres comparten la base: correo con dominio propio, 50 GB de buzón, 1 TB de OneDrive por persona, Teams y SharePoint.
Basic frente a Standard. Una sola cosa cambia y es grande: Standard incluye los clientes de escritorio; Basic solo las versiones para navegador y dispositivo móvil.
Standard frente a Premium. Aquí sí hay varias piezas nuevas, y ninguna es cosmética:
- Administración de dispositivos con Microsoft Intune. Inscribir computadoras y teléfonos, empujar configuración y borrar solo los datos de la empresa cuando alguien se va.
- Microsoft Entra ID P1. Habilita el acceso condicional: reglas por usuario, dispositivo, aplicación y ubicación, en vez del interruptor único de la versión gratuita.
- Microsoft Defender for Business, la defensa dentro del propio equipo.
- Microsoft Defender for Office 365 Plan 1. Suma defensa contra el uso indebido de nombres propios y de dominios parecidos, revisión del adjunto en un espacio aislado antes de entregarlo, y comprobación del enlace justo cuando alguien lo abre.
- Archivo de correo de expansión automática. Parte de 100 GB y se amplía sola por etapas hasta un techo de 1,5 TB. En Basic y Standard ese archivo se queda en 50 GB.
- Etiquetas de confidencialidad y prevención de pérdida de datos.
Y todo eso solo protege a quien tenga la licencia que lo incluye: comprar Premium para cinco personas de treinta protege a cinco, no a la empresa.
Señales de que ese puesto necesita Business Premium
- La computadora es portátil y se lleva a casa, a la finca o a la sucursal.
- La persona autoriza pagos, cambia datos bancarios de proveedores o firma cotizaciones.
- El teléfono personal tiene el correo del trabajo instalado.
- Ya hubo un intento de fraude con un dominio parecido al de la empresa.
- Hay rotación y hace falta poder retirar el acceso el mismo día de la salida.
- Un seguro, un banco o un cliente grande pide evidencia de control sobre los equipos.
Cuándo toca saltar a Enterprise E3 o E5
El salto no es cuestión de tamaño de empresa sino de tres disparadores concretos.
Pasas de 300 usuarios. El tope acumulado no admite comprar el puesto 301 dentro de la familia Business. La indicación oficial es que esas organizaciones consideren los planes Enterprise, y se permite combinar familias durante el cambio.
Necesitas 100 GB de buzón. Enterprise E3 y E5 duplican el buzón de usuario respecto a los 50 GB de los planes Business. Antes de pagar por eso, revisa si lo que hace falta es archivo y no buzón activo.
Necesitas investigar, no solo bloquear. La diferencia entre la protección de correo del Plan 1 y del Plan 2 no está en cuánto detiene, sino en qué puedes hacer después: el Plan 2 agrega simulaciones de ataque para entrenar al personal, el explorador de amenazas y la respuesta automatizada. Ese salto lo trae E5.
Cómo llegamos a la lista final de licencias
Inventario por persona
Una fila por empleado: qué usa, con qué equipo, si viaja y qué datos toca. No una cuenta global de cabezas.
Agrupación en dos o tres perfiles
Casi siempre salen tres grupos: puesto fijo con navegador, escritorio con aplicaciones instaladas y perfil móvil con datos sensibles. Cada grupo cae en un plan.
Prueba con un grupo pequeño
Un piloto con el perfil más exigente antes de comprar todo. Si el contador puede trabajar sin fricción, el resto también.
Dudas frecuentes al elegir plan
¿Puedo mezclar planes distintos en la misma empresa?
Sí, y es lo recomendable. Dentro de un mismo inquilino conviven Basic, Standard y Premium, y también planes Enterprise o suscripciones sueltas como Exchange Online. Lo único que se acumula es el conteo de puestos de la familia Business contra el tope de 300.
¿Se puede cambiar de plan después?
Sí. Se puede subir o bajar dentro de la misma familia, pasar de un plan suelto a uno completo, o cruzar de Business a Enterprise. El cargo mensual sube o baja en consecuencia y el buzón no se vuelve a migrar.
¿Business Premium hace genuina una computadora con Windows pirata?
No. La suscripción no convierte en genuina una instalación que no lo es. La licencia del sistema operativo es un contrato distinto del de la suscripción de nube, y hay que resolverlo aparte.
¿Qué diferencia hay entre Business Premium y comprar Defender por separado?
Business Premium ya incluye la defensa del equipo y la protección de correo del Plan 1, más la administración de dispositivos, las reglas de acceso, las etiquetas de confidencialidad y la prevención de pérdida de datos. Comprar solo la del equipo deja el correo y la identidad como estaban.
¿Conviene comprar el plan más completo desde el principio?
Solo si vas a usarlo. Las funciones de administración y protección de Premium requieren que alguien las configure y las revise; una licencia comprada y no configurada no protege nada y aparece igual en la factura todos los meses.
Antes o después de elegir plan
¿Todavía no tienes claro qué es un inquilino ni qué entra en cada cuenta? Empieza por la vista general del servicio, y vuelve luego a esta página con la lista de puestos en la mano.
Con el plan decidido, lo que sigue es la fecha de corte del correo: cómo se trasladan los buzones y qué queda fuera en cada método. Lo que Premium habilita sobre las máquinas está detallado en control del parque de equipos, y la capa que suma sobre la identidad y el buzón, con sus límites, en protección del correo y del arranque de sesión.
Escríbenos desde contacto cuando tengas ese conteo por persona.
Dónde encaja esto
«Qué plan de Microsoft 365 me conviene» vive en Microsoft y nube. El recorrido entero empieza en Soluciones.
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Con el nombre del puesto, el tipo de equipo y una nota de quién viaja, sale una propuesta plan por plan. Sin puestos de relleno.